Техническое задание на создание «Акта расхождения»
05.04.2023
«Акт расхождения» будет представлять собой «коммуникационный документ», только предваряющий создание учетного документа.
«Акт расхождения» позволит:
- оформлять как недостачу, так и излишек одновременно в одном документе
- формировать задачи на склад
- делать выбор по типу оформления окончательно подтвержденного Акта
- разделить ответственность (права)
- осуществлять директивное списание/пополнение взаиморасчетов с клиентом
- контролировать работу Складов/Кладовщиков/Грузчиков
- сохранять всю историю расхождений, накапливать статистику по клиентам
- наладить эффективную коммуникацию с клиентами
- связывать товары недостача-излишек по разным клиентам (ошибка транспорта)
Краткое описание процесса:
Претензия от клиента
Создание Акта расхождения
Проверка на складе
Подтвержденные товары в Накладную/Акт возврата
Н еподтвержденные товары проверяются отдельно
Неподтвержденные товары «закрываются» директивно
Подробно:
- Клиент посылает по электронной почте претензию по недостаче/излишкам. Акт расхождения необходимо формировать по любым типам накладных – на продажу, на перемещение.
- В письме обязательно указывается следующая информация:
- № док. (номер накладной АДС)
- оригинал (артикул)
- факт прихода
- Полный перечень информации, который может прислать клиент (исходя из имеющейся у него системы учета):
- № док. (номер накладной АДС)
- оригинал (артикул)
- количество по накладной
- факт прихода
- недостача
- излишек
- «Необязательную информацию» мы должны иметь возможность игнорировать.
- Мы будем стимулировать клиента присылать нам претензию в виде файла Excel.
- В одном файле может быть несколько номеров УПА.
- Менеджер по документообороту (Менеджер ДО) создает Новый «Акт расхождения», который получает в АДС номер, равный «№ док.» (номеру накладной АДС, по которой пришла претензия) с суффиксом «-01».
- Заполнение «Акта расхождения» возможно как вручную, так и импортом. (пока только вручную)
- Заполнение Акт начинается с «№ док.», затем «Оригинал» (если данного «Оригинала» нет в накладной, система должна ругаться), потом «факт прихода» по мнению клиента. Поля «Количество по накладной», «Недостача» и «Излишек» заполняются автоматически. «Количество по накладной» подтягивается из накладной, «Недостача» и «Излишек» есть арифметическое действие [Количество по накладной МИНУС Факт прихода]. Поиск лучше осуществлять от Накладной – номер накладной (или номер СФ) ОБЯЗАТЕЛЬНО есть в претензии от клиента. Ряд клиентов в претензии указывают не номер накладной (номер из Айруса), а номер Счет-Фактуры (номер из УПД). Соответственно, необходимо добавить поиск по Номеру СФ (ячейка «№ С.-Ф.»).
- Поле «Недостача» обязательно заполнять со знаком МИНУС (это позволит «вылавливать взглядом» недостачи в Акте). В ячейке «Недостача» просьба ставить знак «-» и выделять красным цветом; в ячейке «Излишек» не ставить никакого знака и выделять зеленым цветом. То есть действовать арифметически – из ячейки «Кол-во факт (клиент)» вычитать «Кол-во в накладной» - знак будет вставать автоматически – если больше у клиента, то излишек (плюс и зеленый цвет), если у клиента меньше, то недостача (минус и красный цвет).
- Если в импортируемом файле указывается несколько «№ док.» (номеров накладных), то автоматически создается необходимое количество Новых «Актов расхождения», сохраняемых в отмененном виде. При этом оператор обязательно должен получить всплывающее окно с предупреждением о создании дополнительных «Актов» с указанием их количества.
- Защита от избыточной информации: если в импортируемом файле есть излишняя информация («необязательная информация» - см. пункт 3), система должна игнорировать такую информацию и «забрать» только три ячейки (номер накладной, артикул, факт прихода). Необходимо создать нейро-выбор из файла Excel.
- Сформированный «Акт расхождения» (или «Акты») попадают в работу складским сотрудникам на соответствующий Склад (СПб или ДМД). Статус «Ожидает проверки» (и цвет красный).
- Складскому сотруднику нужно иметь возможно осуществлять подтверждение по-артикульно (то есть не весь Акт сразу, а по частям). При этом факт проверки должен быть объективным – отмечаться ридером. Кладовщик должен подтвердить или не подтвердить расхождение (ДА/НЕТ), либо подтвердить частично (ЧАСТИЧНО ДА, при этом нужно указать КОЛИЧЕСТВО ОТГРУЖЕНО, написав фактическое количество по мнению склада). После проверки самого первого артикула Акт получает статус «Идет проверка» (и цвет желтый).
- После проверки последнего из артикулов Акт получает статус «Проверен» (и цвет зеленый).
- товары с подтверждением (ДА от кладовщика) в «Акте расхождения» подсвечиваются зеленым цветом, товары с неподтверждением (НЕТ от кладовщика) подсвечиваются красным цветом, товары с частичным подтверждением (ЧАСТИЧНО ДА с указанием КОЛИЧЕСТВО ОТГРУЖЕНО) подсвечиваются желтым цветом.
- Акт со статусом «Проверен» менеджер ДО должен утвердить – изменить статус на «Утвержден» (цвет голубой). При изменении статуса менеджер ДО должен выбрать один из 4 вариантов:
- «Правка УПД (письмо менеджеру)»
- «неофиц. в/расчет»
- «КСФ по недостаче / УПД на отгрузку»
- четвертый вариант – «Отложенные АктВозврата/Накладная». Это необходимо для отложенных официальных КСФ и УПД на отгрузку. В дальнейшем после получения необходимых документов операционисты будут работать уже с Актами возврата (без возвращения к Акту расхождения).
При выборе варианта «Отложенные АктВозврата/Накладная» для недостачи необходимо записать в неисполненном виде Акт возврата и для излишков записать в отмененном виде Накладную на продажу.
По Актам возврата на перемещение:
при утверждении таких Актов формируется Акт возврата для недостач и Накладная для излишек (сразу в проведенном виде)
при утверждении таких Актов выскакивает запрос акцепта «Вы действительно хотите провести МХ-3 по недостаче/МХ-1 по излишкам?»
Для справки: МХ-1 это документ по передаче товара на хранение, МХ-3 это документ по снятию с хранения. Соответственно, первый документ легализует излишек (мы отгружаем дополнительно), а второй - недостачу (мы как бы забираем неполученный клиентом товар)
В случае, если есть неподтвержденные позиции, накладные/акты не создаются, до окончания работы с актом 2. При утверждении или отклонении по акту 2, создаются строки суммарно по 1 и 2 акту. (это с Екатериной Брянцевой утвердили).
- При выборе варианта «правка УПД»:
- Акт получает статус «Утвержден» и примечание «Требуется правка УПД» (при этом менеджер отдела продаж получает уведомление, чтобы он мог исправить УПД)
- При выборе варианта «неофиц. в/расчет»:
- Акт получает статус «Утвержден» и примечание «проведен в/расчет» (уведомление менеджера отсутствует)
- товары с подтверждением (ДА от кладовщика) и с частичным подтверждением (ЧАСТИЧНО ДА с указанием КОЛИЧЕСТВО ОТГРУЖЕНО) попадают в отдельную неофициальную Накладную (излишки) и в отдельный неофициальный Акт возврата (недостача) в проведенном виде
- При выборе варианта «КСФ по недостаче / УПД на отгрузку»:
- Акт получает статус «Утвержден» и примечание «КСФ / УПД» (уведомление менеджера отсутствует)
- товары с подтверждением (ДА от кладовщика) и с частичным подтверждением (ЧАСТИЧНО ДА с указанием КОЛИЧЕСТВО ОТГРУЖЕНО) попадают в отдельную официальную Накладную-КСФ (излишки) и в отдельный официальный Акт возврата-ТОРГ2 (недостача) в проведенном виде
- При формировании Накладной в основании должен указывать «Акт расхождения № док.». Другие поля заполняются аналогично документу, по которому была претензия.
- По всем трем вариантам утверждения «Акт расхождений» товары с неподтверждением (НЕТ от кладовщика) и с частичным неподтверждением (ЧАСТИЧНО ДА с указанием КОЛИЧЕСТВО ОТГРУЖЕНО) попадают в отдельный Новый «Акт расхождения-2», который получает в АДС номер, равный «№ док.» (номеру накладной АДС, по которой пришла претензия) с суффиксом «-02».
- Новый документ «Акт расхождений-2» требует директивного утверждения специально ответственным человеком (сейчас это Нечипоренко, в будущем это будет руководитель Менеджеров ДО).
- «Акт расхождения-2» должно быть возможно утвердить как из списка «Актов» (правой кнопкой мыши), так и открыв документ.
- При утверждении «Акта расхождения-2» излишки проводятся следующим образом:
- предлагается выбор «Как провести излишки: 
неофиц. в/расчет или УПД на отгрузку»
- формируется автоматический «Акт ревизии» (на склад основного УПД, с основанием информация из ячейки «№ док.» и текст «Излишки»)
- формируется автоматическая Накладная на отгрузку (неофициальная или официальная УПД) с основанием «Излишки по Акту расхождения № док.».
- При утверждении «Акта расхождения-2» одновременно с излишками недостача проводится автоматическим «Актом возврата» на объект «Рекламации (недостачи)» (склад Санкт-Петербург) или «Рекламации МСК(недостачи)» (склад Москва) – выбор объекта соответствует объекту основного УПД.
Работа с претензией на расхождения от клиента завершена!